Les 6 étapes pour gérer vos risques projet efficacement

Gérer et piloter un projet suppose bien souvent d’anticiper et de s’adapter aux aléas qui ne manqueront pas d’apparaître car en effet, en gestion de projet, le risque zéro n’existe pas !

L’objectif est donc d’identifier au plus tôt tous les obstacles que vous pourriez rencontrer lors de la réalisation de votre projet, afin de les limiter et de trouver une stratégie pour remédier au problème s’il venait à se produire.

C’est ce que l’on appelle la gestion des risques projets. Et pour cela un peu de méthode et de bons outils comme un outil de gestion de projets facilitent grandement la vie !

La gestion des risques de projet permet, grâce à des outils et méthodes, d’identifier et évaluer les risques ainsi que leur impact sur le projet puis envisager des actions préventives et correctives qui permettront d’optimiser la réussite de vos projets.

Elle est initiée dès la phase démarrage du projet et est ensuite maintenue tout au long du cycle de vie du projet.

Le plan de gestion des risques :

Une méthode pour évaluer vos risques et sécuriser votre projet

Il s’agit à ce stade de définir :

• les rôles et les responsabilités des parties prenantes : qui pilote ce plan, quels sont les acteurs concernés et les référents associés à chaque risque.
• les outils utilisés (registre des risques, matrice de Farmer …)
• le plan de communication pour piloter ces risques (quelles réunions de revue de risques, avec qui et à quelle fréquence …)

L’utilisation d’un outil de gestion de projet comme Facility Project est un réel atout pour piloter vos risques : vous pourrez ainsi les visualiser en un coup d’œil et piloter leur suivi facilement et efficacement.

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Le chef de projet et ses équipes vont établir une liste recensant tous les risques pouvant avoir un impact sur le projet.

Les risques ainsi identifiés vont ensuite être répertoriés dans un registre des risques  qui permettra de les classifier puis de les suivre durant tout le cycle de vie du projet.

Ce registre des risques permet d’avoir une vision claire et partagée de l’ensemble des risques en y affectant différentes informations : intitulé, code, référent ayant en charge son suivi ou sa résolution, date d’identification, catégorie du risque (financier, opérationnel, humain, stratégique…) typologie du risque (interne / externe), taux de criticité et impact sur le projet, date d’appartion ou de résolution, solutions envisagées….

• Le registre des risques est l’un des plus importants livrables de la gestion des risques projet. Ce document détaille tous les risques identifiés et contient les résultats de l’ensemble des étapes de gestion des risques.

A ce stade, une ’analyse du risque permet de déterminer la criticité du risque.

Un outil souvent utilisé est la matrice de Farmer : elle aide à prioriser les risques en les classant en fonction de :

• Leur probabilité d’apparition
• Leur niveau d’impact sur l’atteinte de l’objectif de votre projet

Ces données permettent d’en déduire la criticité du risque et donc leur priorité de gestion.

Les risques étant identifiés et hiérarchisés, le chef de projet va à présent définir une stratégie de gestion pour chacun des risques et traiter de façon prioritaire les risques majeurs du projets (ceux ayant un niveau de criticité le plus élevé).

A ce stade 4 stratégies principales sont généralement envisagées :

• Accepter le risqueet ses conséquences éventuelles, car en effet il est rarement possible de traiter tous les risques et parfois la stratégie vise à intégrer dès le départ les retards ou surcout éventuels liés à un risque identifié en amont du démarrage du projet.
• Atténuer les risques : Mettre en place des actions pour tenter de diminuer la probabilité de concrétisation du risque ou ses impacts potentiels,
• Eliminer le risque totalement : Par une investigation approfondie en amont ou par une réorientation du projet : réévaluation des objectifs, changement de son environnement, modification des délais, des coûts, des ressources…
• Transférer le risque à un tiersvers des partenaires susceptibles de mieux le maîtriser (fournisseurs ou sous-traitants spécialistes d’une discipline particulière). Cette stratégie n’élimine pas le risque mais confie à des tiers son pilotage pour en maîtriser au mieux ses impacts..

Les actions préventives permettront de limiter la probabilité d’’apparition des risques ou leur impact sur le projet

Les actions correctives, notamment pour des risques non identifiés en amont, permettront de s’adapter sur le tas pour diminuer le niveau d’impact voire si possible, les faire disparaître.

Il s’agit à ce stade pour le Chef de projet de suivre et contrôler l’évolution des risques projet et leur impact sur le projet afin de réévaluer si besoin la stratégie de gestion des risques.

Lors de cette étape de la gestion des risques projet, il s’agit de mettre en œuvre les plans de réponses aux risques, mettre à jour le registre des risques, surveiller les risques résiduels et identifier les nouveaux risques.

Plusieurs actions peuvent être décidées dans cette phase de pilotage :

• Réévaluation des objectifs ou de la planification du projet
• Élaboration d’un nouveau plan d’actions lorsque le risque n’était pas identifié initialement ou suffisamment important
• Révision du plan de réponse: lorsqu’il s’avère que les mesures prévues initialement pourraient ne pas être pertinentes.
• Mise en veille: lorsque le degré de criticité du risque a diminué à un seuil acceptable
• Clôture du risque lorsque le risque n’est plus d’actualité ou a été résolu
• Réalisation d’analyses plus poussées: lorsqu’il est nécessaire de repousser la prise de décision jusqu’à ce que de plus amples renseignements soit disponibles.
• Suivi normal lorsqu’aucune action spécifique n’est requise autre que de continuer les activités de suivi des risques.

Au cours du projet, le chef de projet organise des Revues des risques. Ces réunions assurent le suivi régulier des risques ainsi que l’état d’avancement d’un risque « avéré ». Lors de cette revue, les participants émettent un avis sur les évaluations, les plans d’actions et la clôture des risques.

Le chef de projet communique également lors de Comité de Pilotage. Au cours desquels il présente les principaux risques, leurs traitements via les actions mises en œuvre et les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés.

Phase parfois négligée mais néanmoins fondamentale (notamment pour les prochains projets) la fin du projet et la fermeture d’un dossier de risque  s’accompagner d’une documentation sur la raison de l’échec ou de la réussite du plan de gestion des risques.

La mise à jour du registre des risques avec les explications associés aux échecs et aux réussites constituera une aide très utile pour les autres projets.

Finalement, les objectifs de la gestion du risque sont donc de :

• Réduire les risques qui pèsent sur le projet.
• Maîtriser leurs conséquences.
• Mettre en place des actions de prévention.
• Mettre en place des actions palliatives.
• Arbitrer les coûts correspondants.

Pour ce faire, le  chef de projet peut se faire aider du PMO, de professionnels externes en gestion de risques et d’outils adaptés.

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