Philippe Bacuzzi
5 août 2024
# Charge de travail,Communication projet,Equipe projet,Planification
Et si cette année, vous décidiez de vous faciliter la vie ?
Investir dans un outil de gestion de projet c’est se doter d’un outil qui vous fera gagner du temps, qui vous permettra de libérer votre charge mentale, et de mieux travailler avec vos équipes… même à distance !
Les logiciels de gestion de projets ont fait leur chemin depuis quelques années au sein des entreprises. Après un grand succès aux Etats-Unis, ils se sont répandus en France pour servir les intérêts des organisations de toutes tailles en termes de planification, de suivi du travail et de communication d’équipe.
L’avantage de cette croissance exponentielle ? Vous avez désormais l’embarras du choix pour sélectionner l’outil de gestion de projets qui correspond à vos besoins et vos spécificités.
Mais comment bien choisir votre nouvel outil de gestion de projets ?
Un peu de préparation et la définition de quelques critères de sélection vous aideront à trouver facilement votre nouveau compagnon de travail.
1.
Etablir une grille d’aide à la décision
- Définir en amont une liste de critères qui sont pour vous décisifs dans le choix de votre outil : un éditeur français, une ergonomie attractive, le coût, la présence de telles ou telles fonctionnalités, l’accompagnement à l’utilisation…
- Définir ensuite la priorisation de ces critères c’est-à-dire mettre en avant ceux que vous jugez les plus importants.
- Et enfin établir une grille de notation.
En panne d’idées ? Facility Project vous propose un exemple de grille de notation à télécharger
2.
Evaluer vos besoins pour identifier les fonctionnalités qui vous seront utiles… et les tester !
L’outil le plus cher et le plus complet ne sera pas forcément celui qui vous conviendra le plus.
Il est important de cibler vos besoins pour ne pas vous noyez dans un outil trop complexe et non adapté à vos usages.
Selon votre secteur d’activité et vos utilisateurs vous aurez des besoins différents (et des problématiques d’organisation et de communication spécifiques.
Posez-vous la question de savoir de quelles fonctionnalités vous allez avoir réellement besoin aujourd’hui et demain (car on acquiert généralement un tel outil pour plusieurs années donc projetez-vous sur le long terme) : suivi du planning, Gantt intéractif, to do list, reportings clés en main pour la Direction, suivi des équipiers, espace de partage de documents, plan de charges…)
- Listez les fonctionnalités utiles et priorisez les : les incontournables, utiles ou accessoires
- Un prérequis bien entendu : avoir au préalable identifié les futurs potentiels utilisateurs pour avoir une vision au plus juste de leurs besoins.
Besoin de tester des fonctionnalités ? Et si vous commenciez par Facility Project ?
Facility Project vous propose de nombreuses vues et fonctionnalités, adaptées, à chaque secteur ou service, pour que votre logiciel de gestion de projets vous aille comme un gant 😉
3.
Uniformiser vos pratiques
Démultiplier les outils peut parfois être contreproductif.
Choisir un outil qui réponde au mieux à vos besoins vous évitera de vous perdre … et/ou de perdre votre temps…
- Pour cela il peut être utile en amont de faire un rapide état des lieux de vos pratiques actuelles et des différents outils déjà utilisés.
- Puis posez-vous la question de leur substitution ou de leur éventuelle interopérabilité de ces outils.
Par exemple :
Thomas qui travaille en tant que designer a pour habitude de partager son travail via Google Drive alors que Lucie préfère envoyer ses rapports de communication via une newsletter envoyée par mail. Michel utilise des tableaux Excel sur un serveur interne et Marie est adepte des versioning Word partagés sur DropBox.
En bref, les sources d’informations se multiplient et vos collaborateurs ne savent plus où donner de la tête.
Il existe aujourd’hui une pluralité d’outils mis à disposition pour améliorer la productivité et l’organisation des entreprises… au détriment parfois d’une centralisation plus efficace.
Alors identifiez bien ce que vous attendez de votre nouvel outil et si vos anciens outils sont toujours pertinents. Envisagez alors un éventuel changement de pratique et la conduite du changement qui ira avec.
4.
Comprendre que chaque collaborateur est différent
Tout comme il existe des organisations différentes, il existe des collaborateurs différents.
Chaque personne qui compose votre équipe a des compétences, des appétences, des besoins et des manières de fonctionner différents.
L’ergonomie de votre futur outil doit être pensée pour que chacun s’y retrouve en fonction de son usage et de son profil. Pour un même projet, vous aurez besoin de différents modes de visualisation selon : sous forme de post-it, de tableau de bord synthétique, de to do list, de diagramme de GANTT, de colonnes Kanban ou de Calendrier partagé.
Chez Facility nous avons porté une attention toute particulière à cet aspect pour que chacun se sente à l’aise dans son usage. Une même information peut ainsi être affichée de multiples façons différentes selon le goût et les pratiques de son utilisateur.
- Nous vous conseillons de faire tester le futur outil auprès des futurs utilisateurs et de leur faire remplir la grille d’évaluation citée précédemment ou d’organiser un temps collectif d’échange avec eux.
Choisissez un outil qui s’adapte à vos différents usages et qui permet également de pouvoir les faire évoluer. Une ergonomie attractive, simple et intuitive est une des clés de la bonne appropriation par tous de votre nouvel outil de travail.
5.
Choisir un outil qui permet d’améliorer la communication et le partage d’informations
Le plus grand challenge des organisations de toutes tailles et de tous secteurs reste la communication et le partage d’informations. Lorsque les équipes sont présentes sur plusieurs étages, plusieurs sites et même plusieurs pays, il est difficile de communiquer chaque jour comme on le souhaiterait.
De même, la croissance du recours au télétravail a rendu les échanges plus importants et plus virtuels à la fois.
Les logiciels de gestion de projets prennent non seulement en compte la communication pure (messagerie, visioconférence, réunions, notifications) mais aussi la transparence générale (avancée du projet, répartition des tâches, suivi du temps de travail, profils des collaborateurs).
- Identifiez vos attendus par rapport à ces aspects collaboratifs
- Veillez à valider que votre outil vous aidera bien à piloter vos projets et vos équipes à pouvoir programmer des rappels et alertes de retard ou de réalisation. Ce sont des fonctionnalités non négligeables qui vous aideront à communiquer en temps réel avec vos équipes.
Vous gagnez du temps, de l’énergie !
6.
Faire le choix de la qualité et de la sécurité
Acquérir un nouvel outil, c’est aussi s’entourer des compétences d’une nouvelle équipe qui sera à vos côtés pour optimiser l’usage de votre nouveau compagnon de travail.
- Outre un service support de qualité et un interlocuteur dédié, si en plus cet outil est créé par des professionnels du Management de Projet vous aurez tout à y gagner : communication fluide avec vos interlocuteurs qui comprendront instantanément vos problématiques et sauront y répondre.
- Et cerise sur la gâteau : pourquoi ne pas choisir un outil Français ? (c’est le cas de Facility 😉)… et il n’y a pas tant de logiciel de gestion de projets français sur le marché ! … mais votre Facility reste disponible en version anglaise pour les plus internationaux d’entre vous
- La sécurité et la protection de vos données est essentielle. Assurez-vous également que votre outil y est adapté. Bien sûr Facility a tout mis en œuvre de ce côté pour optimiser votre sérénité.
- Les capacités d’évolution de l’outil doivent également être prises en compte dans votre choix. Optez pour un outil évolutif qui sera à votre écoute et s’adaptera à vos besoins pour mettre en place régulièrement de nouvelles fonctionnalités et s’adapter aux nouvelles pratiques.
7.
Fluidifier l’usage et facilitez la prise en main par tous – Accompagner le changement progressivement pour optimiser l’utilisation de votre nouvel outil
L’utilisation de nombreux logiciels et outils a tendance à ralentir le travail des collaborateurs et à freiner les utilisateurs dans leur usage.
Un exemple : Lucie, qui est friande du contact par mail, n’a pas pour réflexe de se rendre sur Teams pour recevoir les communications et les informations communiquées par Thomas.
Comment être certain que tous les collaborateurs vont adopter votre nouvel outil de gestion ?
Un point fondamental c’est la pratique : donner envie d’utiliser l’outil et faciliter son utilisation pour que cela devienne une habitude.
Attention, harmoniser les pratiques ne veut pas pour autant dire détruire les habitudes ! Facility s’est basé sur l’importance de la personnalisation pour permettre à chacun de collaborer ensemble tout en conservant une méthode de travail qui lui est propre. Le changement s’opèrera ainsi bien plus sereinement et naturellement.
Découvrez nos conseils et notre guide complet pour réussir l’implantation d’un logiciel de gestion de projets au sein de votre organisation
Si votre éditeur propose ce type d’accompagnement c’est généralement un véritable atout.
Un critère de plus pour choisir votre outil de gestion de projets ?
Choisissez un éditeur qui vous propose un accompagnement personnalisé : des formations, un suivi, une prise en main rapide et opérationnelle doivent faire partie intégrante de vos critères de choix pour faciliter la mise en place de l’outil au sein de vos équipes et de votre organisation.
Avec Facility, nous vous proposons un accompagnement par des formateurs professionnels en Management de projets.
Les réticences au changement peuvent être fortes. Il arrive que certains départements ne comprennent pas l’intérêt de votre nouvel outil.
Des experts en management de projets sont donc à votre écoute et à votre service pour impliquer les différents usagers et les former à l’utilisation de l’outil.
Découvrez nos formations et nos accompagnements. Des formations entièrement finançables par votre OPCO.
Alors ? prêts à tenter l’aventure d’un logiciel de gestion de projets ?
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