8 conseils clés pour assurer le bon suivi de vos projets

Stocker les informations essentielles pour visualiser en un coup d’œil la planification et l’avancée de votre projet.

Repérez vos tâches en cours, en retard et à venir.

Partagez et visualisez vos événements et vos rendez-vous.

Analysez régulièrement votre évolution, réorientez, ajustez le planning projet si besoin.

Partagez des informations avec vos collaborateurs.

Pour mener son projet à bien, il ne faut donc pas hésiter à réviser la planification projet. Assurer le suivi d’un projet c’est aussi, et surtout, rectifier le tir lorsque l’on se rend compte qu’il n’est pas parfaitement efficace.

Changer les plans n’est pas signe d’échec ou d’erreur mais au contraire signe d’adaptabilité et de réactivité !

A tout moment, vous pouvez décider de décaler un jalon, de modifier une tâche, d’affecter une nouvelle équipe à un projet, … N’oubliez pas qu’en management de projets, votre plus-value réside dans votre adaptabilité.

Une fois que vous avez décidé des personnes qui seront en charge du suivi de votre projet, il est recommandé d’organiser des réunions dédiées et de planifier ces réunions dès le lancement de votre projet.

En fonction de l’ampleur et de la complexité de votre projet, vous pouvez décider d’organiser des réunions de suivi de projet à une fréquence quotidienne ou hebdomadaire par exemple et avec une durée adaptée aux enjeux (de 15min à 1h00). En général les réunions physiques sont à privilégier pour fluidifier les échanges et faire le point de manière plus formelle. Les outils actuels vous permettent d’envisager également des réunions en Visio Conférence. Avec Facility Project, vous partagez en temps réel une vision commune du projet.

Programmez votre réunion avec le calendrier partagé.

Liez vos documents de travail à vos évènements pour les retrouver en 1 clic.

Utiliser les ordres du jour et compte-rendu de réunion grâce aux modèles préformatés.

Fixez un rappel automatique pour tous les collaborateurs.

Partagez régulièrement des informations avec vos collaborateurs.

Pour l’organisation de ces réunions de suivi, il vous faut, là aussi, vous poser les bonnes questions : Avec qui et quand seront organisées ces réunions de suivi ? Quelles décisions d’orientation seront prises ? A quelle fréquence ces réunions doivent-elles avoir lieu ? Quels outils vont être utilisés pour animer ces réunions : un Kanban, un speedboat, un Gantt coloré…

Retournez le problème sous tous les angles pour faciliter le suivi en temps réel de votre projet et impliquer vos équipes dans la supervision de votre projet.

Le suivi d’un projet s’effectue en partie au travers de l’analyse du plan de charge.

Les chefs de projets analysent généralement le rapport entre les heures prévues sur une tâche et les heures effectivement passées à sa réalisation. Cet indicateur essentiel est parfois omis par les organisations. Pour éviter que cette mine d’informations ne passe à la trappe, il faut impliquer vos collaborateurs à renseigner le temps qu’ils passent sur chacune de leur tâche. Loin d’être une critique de leur productivité, cela vous permettra de comprendre si le travail à abattre pour votre projet a bien été estimé et si les ressources humaines mobilisées étaient suffisantes.

Une équipe trop surchargée est rarement efficace sur le long terme !

Cela permettra également de réévaluer en temps réel le budget et éventuellement les délais du projet… Tout cela est possible dans votre logiciel Facility Project.

Pour vous aider dans cette méthode de suivi, Facility Project intègre un calcul des heures passées et des heures prévues. Le ratio ainsi calculé est retranscrit dans votre rapport pour procéder à un reporting complet : Nombre d’heures prévues pour ce projet ? Nombre d’heures effectivement réalisées ? Nombre d’heures restantes ? Budget prévisionnel, réel… Avec un code couleur simple et intuitif, vous avez une vision d’ensemble de l’avancée de votre projet.

Vous avez envie de tester gratuitement et sans engagement Facility Project ?

Un simple clic suffit !

Suivre un projet c’est aussi en partager l’avancée avec le reste de vos collaborateurs. Un logiciel de gestion de projets vous permet de suivre en temps réel le travail réalisé et les tâches restantes. La présentation d’un tableau de bord synthétique permet aux équipes projet de se sentir pleinement impliquées et d’avoir une vision d’ensemble du travail qu’il leur reste à réaliser.

Pour aller encore plus loin, vous avez la possibilité de partager vos calendriers, de centraliser les rapports de suivi et les commentaires d’avancement au même endroit et libre d’accès.

Pour aller plus loin dans le management de projets, nous recommandons toujours à nos clients de réaliser des REX, c’est-à-dire des retours d’expérience. Si vous nous suivez depuis quelque temps, vous devez désormais y être habitué… Et nous espérons que vous avez inclut le REX dans vos bonnes pratiques d’entreprise !

Un suivi de projet ne serait rien sans le retour réaliste et éclairé de vos équipes. Soumettez un questionnaire à vos collaborateurs pour connaître leur avis sur le projet en cours : Est-ce que les tâches sont suffisamment claires ? Est-ce que les rôles ont été bien distribués en amont du projet ? Est-ce que la charge de travail est soutenable ? Que préfèrent-ils dans ce projet ? Qu’apprécient-ils moins dans ce projet ? Faudra-t-il revoir la planification et les délais dans un futur projet ? …Cette variété de questions permettra à vos équipes de s’ouvrir pour améliorer votre management de projet dans le futur.

Facility Project vous facilite cette étape avec des fiches REX préformatées que vous n’avez plus qu’à partager avec vos équipes.

Envie d’en savoir plus sur les REX ?

Lisez notre article : Organiser un REX complet et concis avec son équipe et téléchargez gratuitement notre fiche REX type.

Envoyez un questionnaire à vos équipes avec des questions détaillées pour avoir leur avis.

Renseignez le nom du projet concerné par le REX comme “Retour utilisation Facility”.

Précisez le créateur de la fiche, le chef de projet, la date de modification, la priorité.

Précisez le créateur de la fiche, le chef de projet, la date de modification, la priorité.

Précisez le créateur de la fiche, le chef de projet, la date de modification, la priorité.

Précisez ce que vous ferez différemment.

Retenez les actions pertinentes et les modes d’utilisation les plus efficients.

Donnez entre 1 et 5 étoiles à votre projet en fonction du retour de vos collaborateurs.

Pour finir en beauté, le suivi de projet ne serait rien sans la création de reportings complets et réguliers. En tant que Chef de projet, vous aurez à en réaliser régulièrement et différement selon la cible :

• quotidiens ou hebdomadaires pour le suivi des taches des équipiers
• hebdomadaires ou mensuels pour votre propre pilotage : le suivi des risques, du plan de charge, du budget …
• mensuels ou trimestriels pour le Comité de pilotage…

Ces rapports sont instantanés dans Facility !

Pour ne rien oublier et maximiser la réussite de vos projets futurs, nous recommandons à nos clients de partager ces rapports d’avancement et de réaliser un reporting complet final. Vous conservez une trace des réussites et des obstacles rencontrés pendant votre projet et vous alimenterez les bonnes pratiques à appliquer dans le futur.

Facility Project vous accompagne aussi à cette étape en proposant des documents préformatés qui vous permettent de réaliser des rapports complets et riches en enseignement pour donner vie à vos projets.