La note de cadrage de projet : les éléments clés pour une gestion de projet réussie

Outil très utile et étape très importante dans la gestion de projet pour le présenter dans ses grandes lignes, la note de cadrage est également appelée chartre projet, note de lancement, fiche projet ou encore note de synthèse.

Ses objectifs sont clairs : elle sert de document de travail pour présenter le périmètre du projet, décrire le contexte du projet, fixer les objectifs du projet, expliquer les enjeux et définir le planning et les livrables du projet.

Permettant de communiquer les informations aux parties prenantes du projet, la chartre projet est une sorte de synthèse du futur plan de management de projet.

Élément essentiel pour assurer le succès du projet, dans cet article vous retrouverez toutes les composantes nécessaires à la création d’une bonne note de cadrage. Nous vous proposons un exemplaire gratuit de note de cadrage de la part de Facility Project :

L’objectif de la note de cadrage :

• Donner une vision claire du projet en identifiant le besoin et la finalité de celui-ci
• Identifier l’ensemble des objectifs principaux
• Clarifier le périmètre du projet
• Définir les indicateurs de pilotage du projet
• Présenter les enjeux attendus et contraintes
• Annoncer les risques majeurs du projet et leurs solutions de contournement
• Identifier les parties prenantes et le plan de communication associé
• Visualiser les grandes étapes du planning projet et les principaux jalons du projet
• Identifier les retours d’expérience (REX) pour le suivi du projet

La note de cadrage doit identifier l’ensemble de ces éléments de manière à communiquer une vision homogène la plus claire et opérationnelle possible à l’ensemble des parties prenantes du projet.

La note de cadrage permet de recenser et fixer un cadre commun de travail. Accessible par toutes les parties prenantes c’est un document unique faisant partie intégrante du plan de communication.

Outil de communication essentiel, elle permettra à l’ensemble des équipes d’aligner leurs efforts sur les objectifs du projet en clarifiant les rôles et responsabilités de chacun des membres et ainsi éviter tous malentendus.

Astuce 1 :

Pour définir les responsabilités des parties prenantes de votre projet, vous pouvez utiliser la matrice RACI (Responsible, Accounted, Consulted, Informed) permettant de savoir qui fait quoi par tâches dans votre projet). Pratique cette fonctionnalité est présente dans la solution de gestion de projet Facility Project. (Retrouvez notre article sur la matrice RACI dans Facility Project juste ici)

Présentation de la matrice RACI

Nous vous proposons ici 8 parties principales pour rédiger une notre de cadrage complète.

Dans une note de cadrage, il est présenté à la fois la finalité du projet et les objectifs qui sont les moyens d’arriver au but (finalité).

Il est important de clarifier les objectifs attendus de manière à ce que l’ensemble des parties prenantes aient conscience de ceux-ci pour assurer la bonne exécution du projet.

Astuce 2 :

Chaque objectif doit être défini le plus précisément  possible, pour cela vous pouvez utiliser l’acronyme SMART :

• S : Spécifique (Un seul but par objectif)
• M : Mesurable (Grâce à des indicateurs de performance)
• A : Atteignable (Avec l’aide d’étapes clés)
• R : Réaliste (l’objectif doit être concret et raisonnable)
• T : Temporel (bien délimité, avec une date de début et une date de fin)

Bien définir l’objectif du projet : la méthode SMART

(Retrouvez notre article sur la définition des objectifs de ses projets en cliquant juste ici)

2- Périmètre du projet

L’identification du périmètre du projet est un élément nécessaire à la note de cadrage.

Pour bien mener cette étape vous pouvez utiliser différentes techniques, celle que nous préférons chez Facility Project, ce sont les questions de Lasswell (Méthode QQOQCCP…)

• Qui – Qui va réaliser le projet ? quelles sont les parties prenantes concernées (cf cet article sur les parties prenantes)
• Quoi – Quel est le projet ? Quels en sont les objectifs ?
• Où – Où prendra place le projet ? quels services sont concernés ? quelles zones géographiques
• Quand – Pour quand le projet doit-il être rendu ? Quand va-t-il prendre place ?
• Comment – Quelles ressources vont être déployées pour mener ce projet ? De quelle façon souhaitez-vous approcher ce projet ? quelle méthode va être utilisée ?
• Combien – Combien de temps durera le projet ? Quel est le budget accordé à ce projet ?
• Pourquoi – Pourquoi le projet prend-il place ? quels sont les besoins à l’origine du projet ? Quelle est sa finalité ? Quel est son but ?

3-Planning et échéances

La notion de planning et échéances du projet est comprise dans la création de la note de cadrage, le chef de projet doit en effet cadrer son projet de façon temporelle. Identifier les livrables et jalons principaux et intermédiaires du projet permettra de bien délimiter le projet de manière à répondre à la finalité de celui-ci tout en s’assurant du respect des délais.

• Les grandes étapes ou phases du projet : selon que l’on fonctionne en mode Agile ou en mode prédictif ces étapes seront plus ou moins précises et plus ou moins datées précisément dans le temps
• Les taches (Work Breakdown Structure – WBS – Organigramme des taches)
• Les livrables (Version Beta d’un logiciel par exemple)
• Les jalons (Réunion de lancement du projet par exemple)
• Les délais (Délais de réalisation d’une tâche par exemple)

Si vous souhaitez visualiser, suivre et gérer vos projets, vous pouvez essayer Facility Project gratuitement pendant 30jours : https://www.facility-project.com/essayer-facility-project/

4-Budget et ressources

La définition du budget et ressources projet sont des éléments présents dans la note de cadrage. Ces éléments doivent, si possible, être établis en amont du projet et doivent comprendre une ventilation détaillée de l’ensemble des coûts du budget (Comprenant ainsi la main d’œuvre, les matériaux, et toutes les autres dépenses…) tout en identifiant également des coûts comme :

• Les coûts de personnels (Rémunérations versées aux salariés par exemple)
• Les équipements (Coûts d’une pièce spéciale par exemple)
• Les coûts en lien avec les installations. (Loyers par exemple)
• …

Les différents coûts identifiés à l’initialisation du projet peuvent servir d’indicateurs de performance tout au long de projet. Il peut être intéressant de suivre tout au long du projet le budget prévisionnel et effectif du projet.

5-Risques et opportunités

Une note de cadrage doit aussi aborder les risques et opportunités du projet.

Dans cette section il est important d’identifier les enjeux du projet (qui seront sources de motivation) et également les obstacles qui peuvent subvenir tout au long du projet puis de décrire la manière dont ils seront traités.

La note de cadrage doit ainsi présenter un plan d’atténuation de risques pour minimiser leurs impacts dans l’éventualité où ceux-ci surviendraient. Cette étape est très importante et vous permettra d’assurer une bonne réalisation du projet lorsque celui-ci sera impacté par des risques.

C’est aussi un moyen d’instaurer un climat de confiance en démontrant que tous les scénarios du projet dans la mise en œuvre du projet ont été envisagés.

Voici quelques exemples de risques et opportunités d’un projet de construction :

• Risques pour la sécurité
• Risques de pénurie de main-d’œuvre
• Opportunité d’une nouvelle règlementation
• Opportunité de croissance du marché

Différentes solutions existent pour identifier au mieux l’ensemble de vos risques et opportunités au sein de vos projets. L’une d’entre elles c’est le SWOT, matrice simple mais efficace qui vous permettra de tous les identifier
Retrouvez notre article sur la gestion de risques juste ici

6- Indicateurs clés de performance

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont essentiels pour mesurer l’atteinte de vos objectifs et à ce titre, il est utile de les présenter dans la note de cadrage d’un projet.

Les KPI, oui mais dans quels buts ?

• Mesurer les progrès,
• Ajuster les stratégies,
• Atteindre les objectifs fixés,
• Valider les étapes
• …

Ils sont traités à travers des tableaux de bord et des rapports réguliers pour assurer un suivi et une communication efficace.

Il est important de trouver le bon équilibre en définissant quelques KPI clés qui reflètent les enjeux du projet. Leurs formats peuvent varier incluant des mesures chiffrées et quantitatives, des indicateurs qualitatifs, des états d’avancement, etc.

L’identification des KPI dans la note de cadrage assure une évaluation précise des performances et facilite la prise de décisions éclairées pour le succès due vos projets. (Retrouvez notre article au sujet du bon suivi de vos projets grâce à différents indicateurs juste ici).

 7- Parties prenantes et plan de communication

L’identification, et la gestion des parties prenantes commence à l’étape de la rédaction de la note de cadrage. Traiter cette composante de la chartre projet permet de s’assurer que toutes les parties prenantes soient en phase sur les objectifs à réaliser, les attentes à contenter et aient conscience des résultats attendus.

La communication avec les parties prenantes est essentielle pour instaurer la confiance, cela permet notamment d’améliorer la collaboration et s’assurer d’éviter les malentendus et la mauvaise communication tout au long du pilotage du projet. (Retrouvez notre article sur la gestion des parties prenantes juste ici)

8- Anticiper les Retours d’expérience

Les retours d’expérience (REX ou RETEX) jouent un rôle essentiel dans l’amélioration continue des processus et des performances. Dans la note de cadrage, ces REX sont identifiés comme des outils précieux pour renforcer l’apprentissage organisationnel.

Pour mener à bien un REX il est important de suivre une méthode structurée :

• Définir clairement les objectifs,
• Collecter les informations pertinentes,
• Analyser les résultats,
• Mettre en œuvre des actions correctives,
• …

Les REX sont des moments privilégiés de concertations avec les acteurs du projet et de véritables opportunités d’amélioration continue. Ils peuvent être menés régulièrement tout au long du projet et à minima en fin de projet.

En identifiant et en documentant les bonnes pratiques ainsi que les erreurs à éviter, les REX vous aideront à capitaliser sur les expériences passées et à éviter de reproduire les potentielles erreurs commises. (Retrouvez notre article au sujet de l’organisation d’un REX complet et concis juste ici).

        Impliquer toutes les parties prenantes

Établir une note de cadrage efficace n’est pas chose simple. Impliquer les parties prenantes c’est aussi s’assurer de co-construire un document permettant d’établir un cadre commun efficace et clarifiant toutes les sections présentées précédemment pour une coordination favorisée des équipes et parties prenantes.

La bonne rédaction de la note de cadrage permettra de donner à tous une ligne directrice commune pour optimiser la réussite du projet.

         Rester concis et clair et être spécifique et détaillé

La note de cadrage est un document consultable par l’ensemble des parties prenantes, il est important de rester concis et clair en détaillant ce qui doit l’être (ce qui est acté et ne sera à priori pas modifié) mais pas trop pour ne pas compliquer la compréhension de la ligne directrice du projet.

Quels outils pour rédiger une note de cadrage ?

Il existe une multitude d’outil pour la rédaction de vos notes de cadrages. Facility Project, logiciel de gestion de projet collaboratif 100% Français avec plus de 20ans d’expérience dans ce domaine vous propose un modèle de notes de cadrage directement intégré.

Qu’une chose à faire la remplir ! Vous pouvez retrouver ce document et bien d’autres en testant gratuitement pendant un mois Facility Project :

En conclusion, la note de cadrage est un document essentiel dans la gestion de projet. Elle établit un cadre commun pour l’ensemble des parties prenantes pour réussir le projet en permettant de s’assurer que tout le monde soit d’accord sur les objectifs. Elle permet la mise en place d’une meilleure planification stratégique tout en assurant un meilleur suivi et contrôle de celui-ci.

Elle pose un cadre sur l’évaluation du projet dans son intégralité. Outil fixe dans le temps, la chartre de projet une fois signée est un outil de communication essentiel.

Maîtrisez la rédaction de vos notes de cadrage grâce à notre exemplaire Facility Project.

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