Magali Bonnin
24 février 2022
# Charge de travail,Communication projet,Equipe projet,Planification,Reporting
Alors que les logiciels de gestion de projets se généralisent dans nos entreprises, nombre d’entre vous se posent la question de savoir à quoi servent-ils vraiment ? Effet de mode ou réelle utilité ?
Petit décryptage en quelques mots pour vous aider à améliorer la gestion de vos projets.
Tout d’abord qu’est ce qu’un logiciel de gestion de projets ?
Ce véritable compagnon de travail pour vous et vos équipes, est généralement :
- un logiciel en mode SAAS (un interface accessible en ligne dans un espace sécurisé via une simple connexion internet)
- un logiciel outil « tout en un » qui permet :
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- de visualiser son travail et celui de ses collaborateurs
- de suivre facilement l’avancée et le planning de ses projets
- de disposer de rapports clés en main
- de stocker des documents et de les partager avec ses équipes
- de partager son calendrier
- de communiquer avec les acteurs de ses projets
Un logiciel de gestion de projets collaboratif ? Pourquoi Collaboratif ?
C’est un outil de gestion de projet qui n’est pas destiné uniquement à l’usage des chefs de projets et manager mais également aux équipiers et collaborateurs avec donc une ergonomie plus intuitive, des pages spécifiques pour les collaborateurs et des fonctionnalités de collaboration plus attractives. 😊
Attention en effet, certains logiciels de gestion de projets sont très utiles pour les directeurs / PMO et Chef de projets mais ne sont pas du tout collaboratifs car trop complexes à utiliser pour les autres membres de l’équipe.
Quelles sont les fonctionnalités de base d’un logiciel de gestion de projets ?
• Un tableau de bord de suivi des tâches et évènements en cours
• Une planification des projets : vue listing, Kanban, Gantt…
• Des calendriers partagés
• Une zone de stockage et de partage de vos documents
• Des rapports et synthèses exportables
• Une zone de notifications, alertes, commentaires, discussions et rappels
• Et en plus : une vision individuelle et une vision d’équipe, la possibilité de créer un portefeuille de projets, le registre des risques du projet, un suivi de la charge horaires de votre projet, du budget de votre projet…
En quoi un logiciel de gestion de projets peut-il m’être utile ?
Vous devez piloter un ou plusieurs projets et avez du mal à visualiser leur état d’avancement, à anticiper les retards éventuels ?
Vos journées sont bien chargées ? Vous avez du mal à penser à tout ? A prioriser vos actions ? Vous ne savez pas toujours par où commencer et si vous pourrez tout finir dans les temps ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet peut vous aider.
Il est tout à fait possible de réussir ses projets sans logiciel de gestion de projets si vous êtes un chef de projet expert mais il est indéniable que vous optimisez vos chances de réussite avec un tel outil.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projets va vous faciliter la vie et celle de vos équipes.
Un logiciel de gestion de projet est utile pour :
- Organiser efficacement son travail
- Suivre facilement l’avancée de ses projets
- Gagner plus de temps, gérer ses priorités
- Harmoniser sa manière de travailler et leur communication projet
- Faciliter la collaboration avec ses équipes
- Centraliser ses données et documents en un lieu unique
- Partager facilement l’information avec ses équipes sur ses projets
Un logiciel de gestion de projet permet une planification rigoureuse de votre projet, apportera lisibilité et vous permettra d’avancer plus sereinement avec vos équipes dans le pilotage et la réussite de vos projets.
Des choses à savoir avant de choisir mon logiciel de gestion de projets ?
1. La course aux fonctionnalités n’est pas gage de bonne utilisation
La base de la réussite d’un projet d’équipe : la Collaboration !
Au-delà des fonctionnalités de base essentielles que votre outil doit posséder, une ergonomie simple et attractive est fondamentale pour faciliter son appropriation par tous.
Une ergonomie qui s’adapte à tous les utilisateurs : le Gantt pour les CDP, la todolist pour les équipiers, les reportings pour la Direction, la vue Kanban pour les rois de l’Agilité, le calendrier pour les férus de réunions…
C’est là la principale différence entre un logiciel de gestion de projet classique et un logiciel de gestion de projets collaboratif ! Et la nuance n’est pas anodine quand on sait que dans 82% des causes d’échec d’un projet apparaît le manque de communication et de partage d’information.
Il est donc fondamental que cet outil plaise à vos équipes si vous voulez qu’ils l’utilisent.
Et c’est le parti pris de Facility Project : des fonctionnalités très poussées (Gantt, plan de charge, dépendances, rappels, alertes, gestion des risques…) ET aussi des visuels attractifs et un usage simplifié pour encourager son utilisation par tous les membres d’une équipe.
2. L’accompagnement par des professionnels pour suivre votre développement et pour faciliter l’appropriation par vos équipes
Disposer d’un excellent outil est une chose, l’utiliser en est une autre ! Et pour cela une véritable conduite du changement sera bien souvent à mener :
- Le point de départ une formation sur le logiciel (et pas un simple webinar en ligne qui ne sera pas bénéfique à long terme)
- Ensuite la définition d’une procédure d’utilisation de votre logiciel en interne : quelles fonctionnalités vont être utilisées, quels projets, quels utilisateurs, dans quel délais ..
- et enfin le pilotage des projets dans votre outil : quels indicateurs, quels objectifs …
Si les éditeurs de votre logiciel peuvent également vous accompagner sur ces points, c’est un réel « plus » à ne pas négliger. Ils vous aideront à analyser vos besoins et vous proposeront un accompagnement pour un choix éclairé.
C’est ce que propose Facility Project : un logiciel performant ET également la possibilité si vous le souhaitez, de vous faire accompagner par des professionnels du Management de Projets via des formations sur l’outil, de l’aide à la modélisation ou au pilotage de vos projets.
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Ou encore rien de mieux que la pratique : testez gratuitement et sans engagement Facility Project, l’outil de gestion de projets créé par P2M Consulting, pendant 1 mois.
Et si vous avez envie d’en savoir plus sur le choix d’un outil de gestion de projets ?
Lisez cet article publié par P2M Consulting :
5 conseils pour bien choisir son outil de gestion de projets
